TRAINING ONLINE MANAJEMEN KEARSIPAN & FILLING SYSTEM

DESKRIPSI TRAINING WEBINAR PENGELOLAAN ARSIP DAN INVENTARIS KANTOR

Manajemen kantor dan arsip merupakan hal keseharian yang bila tidak dikelola dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar. Pada prinsipnya, manajemen kantor dan arsip bermula dari pemilihan suatu sistem dasar, idealnya didasarkan oleh sistem 5S (lean office) yang pada prakteknya di sesuaikan sesuai kebutuhan. Selanjutnya pengelolaan arsip dan aset, dalam hal ini mencakup “master book” lokasi aset, status aset, penomoran aset, memiliki kesamaan dengan pengelolaan arsip. Hal yang dibedakan adalah pada manajemen arsip dilakukan pula manajemen korespondensi.

Hal lain yang merupakan masalah utama adalah manajemen waktu diri dan atasan. Beragam situasi dalam konteks aktual merubah situasi normal menjadi kritis dan genting. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan sentuhan smart-contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam situasi, hal mana hanya diperoleh dari pengalaman.

Menimbang cukup kompleknya materi pelatihan Manajemen Kearsipan with Filing System ini bagi peserta, dibutuhkan training provider yang berpengalaman di bidangnya agar tidak membuat peserta tidak menjadi cepat bosan dan jenuh dalam mendalami bidang teknik ini.

TUJUAN TRAINING STRATEGIS DAN TREND KE DEPAN MANAJEMEN FILING MODERN UNTUK PRAKERJA

Pelatihan ini dirancang bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer,maupun sekretaris, sehingga dapat mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam mengelola kantor, aset, arsip, dan waktu (time management) agar mampu meningkatkan efektifitas, efisiensi & profesionalitas kerja.

Dengan mengikuti pelatihan Manajemen Kearsipan with Filing System Peserta dapat berbagi pengetahuan / sharing knowledge mengenai Manajemen Kearsipan with Filing System dengan peserta dari perusahaan lain yang bergerak di bidang Manajemen Kearsipan with Filing System

MATERI pelatihan Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor online Zoom

1. Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern

+ Keunggulan bersaing di era informasi dan design.

+ Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.

+ Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.

+ Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang vs barat dan implikasinya.

2. Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)

+ Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja.

+ Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat).

+ Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)

3. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor

+ Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents.

+ Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.

+ Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.

+ Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya

+ Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan

+ Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA

4. SESI 4 : Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)

+ Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya.

+ Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan.

+ Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model pelaksanaannya.

5. Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management

+ Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.

+ Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:

+ Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.

+ Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.

+ Sistem indeks dan abjad dalam filing.

6. Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan

+ Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.

+ Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.

+ “Motivasi” & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi.

+ Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).

+ Peringkat kinerja dan service level.

+ Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.

+ Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.

7. Change Management Dalam Penerapan SOP Baru

+ Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).

+ Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.

+ Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing,

+ Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya

8. Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan

+ Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.

+ Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)

9. Studi Kasus / Praktek pemecahan masalah Manajemen Kearsipan with Filing System

METODE pelatihan Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern online Zoom

Kegiatan pelatihan dirancang agar peserta dapat memahami secara komprehensif materi yang disampaikan, sehingga dapat dimplementasikan secara aplikatif dalam dunia kerja. Adapun metode yang digunakan adalah:

1. Presentation

2. Discuss

3. Case Study

4. Evaluation

Metode Training Manajemen Kearsipan with Filing System dapat menggunakan fasilitas training zoom atau training online, dan bisa juga training offline atau training tatap muka.

INSTRUKTUR pelatihan Filosofi Manajemen Kantor Modern online Zoom

Instruktur yang mengajar pelatihan Manajemen Kearsipan with Filing System ini adalah instruktur yang berkompeten di bidang Manajemen Kearsipan with Filing System baik dari kalangan akademisi maupun praktisi.

PESERTA

Pelatihan ini sangat tepat diikuti oleh Orang yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer, dan semua karyawan yang menangani arsip.

Peserta yang dapat mengikuti training Manajemen Kearsipan with Filing System ini adalah staff sdm atau karyawan yang ingin mendalami bidang Manajemen Kearsipan with Filing System .

Karena kompleksnya pelatihan ini, maka dibutuhkan pendalaman yang lebih komprehensif melalui sebuah training. Dan menjadi sebuah kebutuhan akan training provider yang berpengalaman di bidangnya agar tidak membuat peserta menjadi cepat bosan dan jenuh dalam mendalami bidang teknik ini.

Jadwal Pelatihan Trainingakuntansi 2023:

Batch 1 : 14 – 16 Februari 2023

Batch 2 : 15 – 17 Mei 2023

Batch 3 : 14 – 16 Agustus 2023

Batch 4 : 7 – 9 November 2023

Catatan : Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta Training Analisis Biaya Proyek Pasti Jalan

Invetasi dan Lokasi :

· Yogyakarta, Hotel 101 (6.500.000 IDR / participant)

· Jakarta, Hotel Amaris Kemang (6.500.000 IDR / participant)

· Bandung, Hotel Neo Dipatiukur (6.500.000 IDR / participant)

· Bali, Hotel Ibis Kuta(7.500.000 IDR / participant)

· Surabaya, Hotel Amaris, Ibis Style (6.000.000 IDR / participant)

· Lombok, Sentosa Resort (7.500.000 IDR / participant)

Catatan : Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas  :

·

· FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara/Stasiun/Terminal)

· FREE Akomodasi ke tempat pelatihan bagi peserta Training Manajemen Proyek Dan Organisasi Bandung Pasti Running

· Module / Handout Training Konsep Manajemen Proyek Bandung Fixed Running

· FREE Flashdisk

· Sertifikat Training Estimasi Dan Analisis Biaya Proyek Di Bandung Murah

· FREE Bag or bagpackers (Tas Training)

· Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)

· 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner

· FREE Souvenir Exclusive

· Training room full AC and Multimedia